エクセルでデータベースを作成する際に必要な機能やテクニックを紹介します。連絡帳や一覧表など、仕事で使うデータベースをエクセルで作るときに役立つ内容を紹介します。
必須機能を組み合わせたデータベース作成
項目の入力
データベースを作る際は、まず項目（列名）を決めて入力します。例えば、番号、名前、ふりがな、性別、住所、電話番号などです。
フィールドの自動調整
入力したデータがセルに収まるよう、列幅を自動調整します。列の境界線をダブルクリックすることで、内容に応じて列幅が自動的に調整されます。
Phonetic関数でふりがなの自動入力
=PHONETIC(セル)を使って、名前のふりがなを自動で入力します。
テーブル化
データをテーブルとして認識させることで、エクセルがデータの範囲を把握し、フィルター機能やデザイン変更が簡単にできます。挿入タブから「テーブル」を選びます。
フィルター機能
テーブルにすると、各列にフィルター機能が自動的に追加され、特定のデータだけを表示することができます。
データの追加と自動反映
テーブル内に新しいデータを追加すると、自動的にフォーマットが反映され、関数も適用されます。
効率的なデータ入力方法
フラッシュフィル
データタブのフラッシュフィル機能を使うと、例えば苗字と名前を別々の列に自動で分割できます。
オートフィル
連続データを簡単に入力できます。例えば、番号列に「1」と「2」を入力し、範囲を選択して右下のハンドルをダブルクリックすると、連番が自動で入力されます。
印刷設定の調整
改ページプレビュー
印刷範囲を視覚的に調整するために、改ページプレビューを使います。ページの境界をドラッグして調整します。
ヘッダーとフッターの追加
ページレイアウトタブからヘッダーとフッターを追加し、全ページにタイトルやページ番号を表示させます。
印刷タイトル
ページレイアウトタブから「印刷タイトル」を設定し、全ページに列名を繰り返して印刷します。
データの整理と表示
ウィンドウ枠の固定
表示タブから「ウィンドウ枠の固定」を選び、スクロールしても特定の行や列が表示され続けるようにします。
グループ化と非表示
データタブからグループ化を選び、特定の列や行を簡単に非表示にして、必要なときに表示させることができます。
VLOOKUP関数でデータ検索
VLOOKUP関数の使用
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)を使って、別のシートや範囲からデータを引き出します。例えば、番号を入力すると、対応する名前や学部が自動的に表示されます。
データのテーブル化
VLOOKUP関数を使用する範囲もテーブル化しておくと、新しいデータの追加が簡単になります。
まとめ
これらの機能を組み合わせてデータベースを作成することで、エクセルでの作業が効率化されます。基本的な機能をマスターすることで、様々な場面で応用が利くようになります。エクセルを使ったデータベース作成のテクニックを身につけ、作業効率を向上させましょう。
